Por Gadeccartórios
Brasil, 05 de março de 2025
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) – Lei nº 13.709/2018 trouxe desafios e responsabilidades para diversas áreas, incluindo os cartórios extrajudiciais. Em resposta a essa regulamentação, o Provimento nº 149/2023 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) estabelece diretrizes específicas para o tratamento e governança de dados pessoais nas serventias notariais e registrais.
Os cartórios, que lidam diariamente com um grande volume de informações sensíveis, precisam adaptar suas práticas para garantir segurança, transparência e conformidade com as exigências da LGPD.
A Aplicação da LGPD nos Cartórios
Os responsáveis pelas serventias extrajudiciais devem seguir rigorosamente as disposições da LGPD, independentemente do meio ou país onde os dados estejam localizados. Eles devem obedecer aos princípios e fundamentos da legislação, bem como às normas e diretrizes expedidas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) (CNJ, 2025, art. 79).
Além disso, o cumprimento das disposições especiais de Prevenção à Lavagem de Dinheiro e ao Financiamento do Terrorismo, conforme estabelecido no Título II do Livro II do Código Nacional de Normas, não será prejudicado pelas regras da LGPD (CNJ, 2025, art. 79, §2º). Isso demonstra que a proteção de dados deve ser conciliada com outras regulamentações essenciais para a segurança jurídica e financeira.
Tratamento de Dados e Finalidade Pública
O tratamento de dados pessoais nos cartórios deve estar diretamente vinculado ao exercício de suas competências legais e ser conduzido em prol do interesse público. A finalidade da prestação do serviço notarial e registral deve ser sempre observada, garantindo que o uso dos dados pessoais seja justificado e proporcional à atividade desempenhada (CNJ, 2025, art. 80).
A Comissão de Proteção de Dados (CPD/CN), criada pelo Provimento nº 134/2022, continua atuando para orientar os cartórios sobre a adequação à LGPD. Essa comissão tem um caráter consultivo e pode emitir diretrizes sobre a interpretação da lei e sua aplicação prática nas serventias (CNJ, 2025, art. 81).
Quem São os Responsáveis pelo Tratamento de Dados?
A responsabilidade pelo tratamento de dados nos cartórios é atribuída aos titulares das serventias, interventores ou interinos, que atuam como controladores de dados. Isso significa que eles têm poder de decisão sobre como os dados pessoais são coletados, armazenados e compartilhados (CNJ, 2025, art. 82).
Além disso, os operadores nacionais de registros públicos e centrais de serviços compartilhados também são considerados controladores para fins da legislação de proteção de dados pessoais (CNJ, 2025, art. 82, parágrafo único). Já os operadores externos, que atuam em nome e sob ordem do controlador, são aqueles contratados para serviços que envolvam o tratamento de dados pessoais (CNJ, 2025, art. 83).
Governança e Boas Práticas na Proteção de Dados
Para garantir a segurança e conformidade com a LGPD, o Provimento nº 149/2023 estabelece diversas obrigações que devem ser seguidas pelos cartórios, incluindo:
✔ Nomeação de um Encarregado pela Proteção de Dados; ✔ Mapeamento das atividades de tratamento de dados; ✔ Elaboração de Relatórios de Impacto à Proteção de Dados; ✔ Adoção de medidas de transparência aos usuários; ✔ Implementação de Política de Segurança da Informação; ✔ Definição de Política Interna de Privacidade e Proteção de Dados; ✔ Criação de canais de atendimento para direitos dos titulares de dados; ✔ Revisão de contratos com fornecedores e prestadores de serviço; ✔ Capacitação e treinamento dos colaboradores sobre proteção de dados (CNJ, 2025, art. 84).
Essas medidas garantem que o tratamento de dados nos cartórios ocorra de maneira segura e alinhada às exigências legais.
Mapeamento de Dados e Relatórios de Impacto
Os cartórios devem realizar um inventário de dados pessoais, identificando quais dados são coletados, como são tratados e quais medidas de segurança são aplicadas para sua proteção. Esse processo inclui:
🔹 Identificação da finalidade do tratamento; 🔹 Classificação dos tipos de dados tratados; 🔹 Identificação das formas de obtenção e coleta de dados; 🔹 Verificação da base legal utilizada; 🔹 Mapeamento de destinatários e prazos de conservação dos dados; 🔹 Análise de vulnerabilidades e mitigação de riscos (CNJ, 2025, art. 85).
O relatório de impacto deve ser elaborado sempre que houver risco ao direito do titular dos dados, garantindo que as práticas dos cartórios estejam alinhadas às normas de segurança e transparência (CNJ, 2025, art. 89).
Revisão de Contratos e Segurança da Informação
Os contratos firmados pelos cartórios que envolvam o tratamento de dados pessoais devem ser revistos para garantir que estejam adequados às normas da LGPD. Isso inclui cláusulas específicas sobre privacidade e proteção de dados, bem como a responsabilidade dos agentes de tratamento (CNJ, 2025, art. 86).
Os cartórios devem exigir de seus fornecedores conformidade com a LGPD, especialmente no que se refere a sistemas de automação e armazenamento de dados (CNJ, 2025, art. 87).
Além disso, o responsável pela serventia deve implementar medidas técnicas e administrativas para prevenir acessos não autorizados, perdas ou vazamentos de dados pessoais. Entre as ações recomendadas estão:
✔ Criptografia de dados sensíveis; ✔ Controle de acessos internos; ✔ Auditorias e revisões regulares de segurança; ✔ Plano de resposta a incidentes de segurança da informação (CNJ, 2025, art. 90).
Caso ocorra um incidente de segurança que possa gerar risco aos titulares dos dados, os cartórios devem comunicar imediatamente a ANPD, a Corregedoria-Geral da Justiça e o juiz corregedor permanente, no prazo máximo de 48 horas úteis (CNJ, 2025, art. 91).
Conclusão
A LGPD nos cartórios é um tema essencial para garantir a proteção e o uso responsável dos dados pessoais. Com a regulamentação do Provimento nº 149/2023 do CNJ, as serventias extrajudiciais precisam se adequar às exigências da lei, implementando políticas de segurança, capacitando seus funcionários e garantindo transparência no tratamento de dados.
Além de atender às exigências legais, a adequação à LGPD fortalece a confiança da população nos serviços notariais e registrais, promovendo mais segurança jurídica e eficiência no atendimento.
Referências Bibliográficas
CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA. Provimento nº 149, de 2023. Disponível em: https://www.cnj.jus.br. Acesso em: 5 mar. 2025.
BRASIL. Lei nº 13.709, de 2018. Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. Disponível em: https://www.planalto.gov.br. Acesso em: 5 mar. 2025.
CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA. Provimento nº 134, de 2022. Disponível em: https://www.cnj.jus.br. Acesso em: 5 mar. 2025.
AUTORIDADE NACIONAL DE PROTEÇÃO DE DADOS (ANPD). Diretrizes sobre a Aplicação da LGPD. Disponível em: https://www.gov.br/anpd. Acesso em: 5 mar. 2025.
