Por Gadeccartórios
Brasil, 04 de março de 2025
A crescente internacionalização das relações jurídicas e administrativas exige mecanismos eficientes para garantir a validade de documentos emitidos em um país e utilizados em outro. Nesse contexto, o apostilamento de documentos surge como um procedimento essencial, regulamentado no Brasil pelo Provimento nº 149/2023 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que institui o Código Nacional de Normas da Corregedoria Nacional de Justiça – Foro Extrajudicial (CNN/CN/CNJ-Extra). Esse provimento estabelece regras detalhadas sobre a emissão da apostila e sua validade nos países signatários da Convenção da Apostila de Haia de 1961 (CNJ, 2025, art. 1º).
O Que É o Apostilamento?
A Apostila de Haia e o Apostilamento de Documentos no Brasil Segundo o Provimento nº 149/2023 do CNJO apostilamento é um mecanismo que autentica a origem de um documento público nacional para que ele possa ser aceito em outro país signatário da Convenção da Apostila de Haia. Segundo o Provimento nº 149/2023, “a legalização de documentos públicos produzidos em território nacional e destinados a produzir efeitos em países partes da Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros (Convenção da Apostila) é realizada exclusivamente por meio da aposição de apostila” (CNJ, 2025, art. 1º).
Entre os documentos que podem ser apostilados estão diplomas, certidões, contratos e históricos escolares. Conforme o Provimento nº 149/2023, documentos escolares emitidos e registrados no Brasil são equiparados a documentos públicos, sendo passíveis de apostilamento (CNJ, 2025, art. 1º, §2º). Além disso, documentos privados podem ser apostilados caso possuam reconhecimento de firma registrado em cartório.
Autoridades Competentes e Procedimentos
O Provimento nº 149/2023 determina que o serviço de apostilamento seja prestado pelos serviços notariais e de registro das capitais dos estados e do Distrito Federal (CNJ, 2025, art. 3º). A adesão dos cartórios do interior é facultativa, visando à ampliação da capilaridade do serviço. A credencial dos responsáveis pelo apostilamento é realizada pelas Corregedorias-Gerais de Justiça, que devem manter um registro atualizado das autoridades apostilantes (CNJ, 2025, art. 3º, §3º).
Os notários e registradores que realizam o apostilamento atuam por delegação do CNJ e precisam ser capacitados para o exercício da atividade. O treinamento e credenciamento são requisitos essenciais para garantir a autenticidade e segurança jurídica dos documentos apostilados. Para tanto, é necessário que os profissionais realizem cursos de capacitação organizados pelas entidades de classe, conforme exigência do Provimento nº 149/2023 (CNJ, 2025, art. 4º, §1º).
Quando um documento a ser apostilado for originado de outro serviço notarial ou registral, a autoridade apostilante deve verificar a autenticidade da assinatura do subscritor por meio das centrais de sinais públicos das respectivas especialidades. Esse procedimento é essencial para prevenir fraudes e garantir a confiabilidade do sistema (VIEIRA BARROS, 2024).
Apostilamento Eletrônico e Papel de Segurança
O Provimento nº 149/2023 prevê que o apostilamento pode ser realizado tanto em meio físico quanto eletrônico (CNJ, 2025, art. 5º). Para documentos físicos, o provimento determina o uso de papel de segurança padronizado, numerado sequencialmente e vinculado ao Cadastro Nacional de Serventias. O uso desse papel busca evitar falsificações e garantir a integridade dos documentos apostilados (HCCH – Hague Conference on Private International Law, 2025).
O apostilamento eletrônico, por sua vez, deve ser emitido diretamente no sistema eletrônico disponibilizado pelo CNJ, permitindo que a autenticação ocorra sem necessidade de impressão. A assinatura eletrônica da autoridade apostilante deve ser realizada por meio de certificado digital, garantindo a validade e autenticidade do documento (BRASIL, 2025).
Prazos, Controle e Validação
O Provimento nº 149/2023 estabelece que o prazo para emissão da apostila não pode ultrapassar cinco dias úteis (CNJ, 2025, art. 9º). Para garantir a rastreabilidade do processo, as autoridades apostilantes devem fornecer um recibo de protocolo ao solicitante. Esse procedimento permite que os usuários acompanhem a tramitação de seus documentos.
Além disso, o provimento determina que, em caso de dúvida quanto à autenticidade do documento público, a autoridade apostilante deve realizar um procedimento prévio de validação. Caso a dúvida persista, o apostilamento pode ser recusado mediante decisão fundamentada. O solicitante tem o direito de impugnar a decisão perante a Corregedoria-Geral de Justiça do Estado ou do Distrito Federal (CNJ, 2025, art. 10º).
Nos casos em que um erro for identificado após a emissão da apostila, o Provimento nº 149/2023 determina que o documento deve ser apostilado novamente. Se o erro for da autoridade apostilante, a nova emissão será feita sem custos para o solicitante. Caso o erro tenha sido causado por informações incorretas fornecidas pelo requerente, o apostilamento deve ser custeado por ele (SOUSA, 2025).
Conclusão
O Provimento nº 149/2023 do CNJ representa um avanço significativo na regulamentação do apostilamento no Brasil. Ao estabelecer diretrizes claras sobre a emissão da apostila, o provimento contribui para a segurança jurídica dos documentos brasileiros utilizados no exterior, garantindo sua aceitação nos países signatários da Convenção da Apostila de Haia.
A correta aplicação das normas do Provimento nº 149/2023 é fundamental para os profissionais do direito, pois possibilita a orientação adequada de clientes e a conformidade dos serviços notariais e registrais. Além disso, a implementação do apostilamento eletrônico e a ampliação da cobertura do serviço tornam o procedimento mais acessível, reduzindo burocracias e facilitando a circulação internacional de documentos.
Referências Bibliográficas
CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA. Apostila da Haia. Disponível em: https://www.cnj.jus.br/poder-judiciario/relacoes-internacionais/apostila-da-haia/. Acesso em: 4 mar. 2025.
BRASIL. Ministério das Relações Exteriores. Apostilamento de Documentos. Disponível em: https://www.gov.br/mre/pt-br/assuntos/portal-consular/legalizacao-de-documentos/apostilamento-de-documentos. Acesso em: 4 mar. 2025.
CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA. Provimento nº 149, de 2023. Disponível em: https://www.cnj.jus.br. Acesso em: 4 mar. 2025.
HCCH – Hague Conference on Private International Law. Manual sobre a Operação da Convenção da Apostila de Haia. Disponível em: https://assets.hcch.net/docs/be6ec739-00c4-4fa1-b824-14637901a54a.pdf. Acesso em: 4 mar. 2025.
VIEIRA BARROS, Jéssica. Apostilamento: Procedimentos, normas e relevância para a validação de documentos. Colégio Notarial do Brasil — Seção São Paulo, 25 nov. 2024. Disponível em: https://cnbsp.org.br. Acesso em: 4 mar. 2025.
SOUSA, João. Apostilamento de Haia ou Apostila de Haia. Jusbrasil, 15 jan. 2025. Disponível em: https://www.jusbrasil.com.br. Acesso em: 4 mar. 2025.
